Khi mới đi làm, có những lúc mình phải OT triền miên. Công việc thì chậm, chất lượng kém, càng làm càng sai, lại phải giải trình và chỉnh sửa, khiến mình càng thêm áp lực. Mọi chuyện chỉ thay đổi khi một người chị gợi ý: “Em phải ước lượng được công việc của mình tốn bao nhiêu thời gian, công sức, để những người làm chung có thể hỗ trợ em.” Đây là lần đầu tiên mình tiếp xúc với khái niệm workload estimation.
Từ ước lượng việc mình, đến ước lượng việc của team
Ban đầu, mình bắt đầu bằng việc ghi lại danh sách các đầu việc, theo dõi và ghi chép thời gian hoàn thành từng công việc. Sau đó, mình so sánh với số giờ làm việc tiêu chuẩn (22 ngày/tháng cho tuần làm 5 ngày). Kết quả cho thấy, mình đang làm việc quá tải tới 150% so với tiêu chuẩn, và với dữ liệu này, mình thuyết phục được team cho tuyển thêm một intern.
Khi chuyển sang công ty mới, mình lại thực hiện workload estimation nhưng ở cấp độ của toàn team TA. Ban đầu mình gợi ý mọi người ghi lại danh sách công việc và bấm giờ bằng Toggle, nhưng team cho rằng có rất nhiều việc “không tên” và tốn ít thời gian quá (ví dụ, hỏi thăm hiring manager về việc review CV) thì không đáng để ghi xuống. Mình nghĩ đến việc phải làm cho việc ghi chép này dễ dàng hơn, bằng cách mô tả được tất cả các đầu việc mà team đang làm. Mình dựa trên một lý thuyết cơ bản nhất trong Nhân sự, là vòng đời nhân viên (employee lifecycle) và mô hình IPO (Input – Process – Output) để định vị vai trò, trách nhiệm của team TA trong từng giai đoạn của vòng đời đó trong mối quan hệ với các bên liên quan. Từ đó, mình liệt kê được một danh sách cơ bản các đầu việc của team TA để các bạn leader có thể điền thông tin, chỉnh sửa và bổ sung. Khối lượng công việc (tuyển được bao nhiêu người, trong bao lâu, từ các kênh nào…) được tham khảo từ dữ liệu thực tế từ dashboard (như hiring funnel) kết hợp với input từ các bạn trong team. Từ đó, mình xây dựng được ước lượng được thời gian mà team đang bỏ ra cho từng loại công việc. Kết quả là team được tái cấu trúc: một nhóm tập trung vào admin onboarding và chăm sóc trải nghiệm ứng viên, trong khi các recruiter chuyên tâm vào việc tìm người phù hợp.
Khi TA Manager hỏi mình rằng danh sách đầu việc mà team input được xây dựa trên template có sẵn hay tự xây, mình trả lời rằng đó là cách mình tự phát triển. Tuy nhiên, sau này khi học môn Định mức lao động, mình tình cờ nhận ra rằng cách làm của mình thực ra đúng phương pháp bài bản. Lần đó là mình hên, nhưng có học hành chỉn chu chắc chắn mình sẽ làm nhanh và chuẩn hơn với những từ khóa chuẩn mực để tham khảo, thay vì loay hoay thử và sai như vậy. Mình cũng rất vui là dựa vào quan sát và hiểu biết thực tế về lĩnh vực nhân sự, nên mình đã dựa trên những kiến thức quen thuộc với cách nghĩ của các bạn và nhận được sự tin tưởng từ các bên trong việc nhập dữ liệu vào.
Giữa mục tiêu và nguồn lực, tìm đâu ra động lực bớt lười?
Workload estimation không chỉ áp dụng trong công việc mà còn trong đời sống cá nhân. Một người bạn của mình từng chia sẻ về áp lực giữa việc kiếm sống, học hành để phát triển, và theo đuổi dự án riêng. Tất cả khiến bạn kiệt sức nhưng vẫn cảm thấy mình chưa làm đủ. Câu chuyện này đánh động tâm can mình, vì bản thân mình cũng có lúc rơi vào tình trạng tương tự. Càng mệt, mình lại càng nghĩ đến những việc chưa làm xong, như một vòng lặp không lối thoát.
Những lúc đó, mình cố gắng để những deadline, plan sang một bên, và ngồi xuống, tính toán lại nguồn lực của mình. Mình chỉ có một tấm thân này, một cuộc đời này, và mình không phải ba đầu sáu tay, mình cũng chỉ có 24h một ngày như bao người khác. Mình có trách nhiệm với bản thân và những người khác, có ước mơ trong tương lai, và có những vấn đề chưa giải quyết. Viết xuống những điều này trong một tờ giấy giúp mình có cảm giác kiểm soát hơn một chút, và chấp nhận rằng mình sẽ phải buông bỏ một số thứ, để làm sau hoặc giao cho ai đó làm giúp. Thay vì chỉ nhìn vào những mục tiêu không đạt được, mình tạo một mục “unplanned achievement” khi tổng kết năm. Nhờ đó, dù chỉ đạt 0.5/4 mục tiêu theo kế hoạch, mình vẫn nhận ra 5 thành tựu khác, đến từ niềm vui và những cơ hội ngẫu nhiên. Điều này giúp mình giảm áp lực và khơi lại động lực làm việc.
Mình từng đọc ở đâu đó, rằng người ta đánh giá quá cao những việc có thể làm trong một năm, và đánh giá quá thấp những việc có thể làm trong 10 năm. Đã 10 năm trôi qua kể từ khi mình bắt đầu đi làm, và nhìn lại mình cảm thấy mình không giống bao nhiêu so với tưởng tượng khi ấy, nhưng là một phiên bản mà mình có thể tự hào mà nói với Giang tuổi 22 rằng hãy yên tâm, bạn đã chuẩn bị cho mình tốt quá rồi.
Niềm vui sắp xếp
Khi làm workload estimation cho bản thân vào đầu năm nay, mình nhận ra bản thân có xu hướng làm nhiều những đầu việc liên quan đến sắp xếp, lên kế hoạch. Mình yêu thích việc sắp xếp ở nhiều khía cạnh trong cuộc sống. Có ai ngờ, giữa muôn vàn những thứ mình học, mình làm, mình chơi, từ điều phối lớp học, chạy sự kiện, làm data, làm thủ công, vẽ vời, tâm hồn sắp xếp của mình như một dòng chảy xuyên suốt trong tất cả.
- Khi làm data: việc tìm kiếm data provider, sắp xếp các nguồn dữ liệu, thiết kế data flow, modelling process, và viết mô tả về data (metadata) khiến mình hứng thú hơn cả trong số những công việc liên quan đến data.
- Khi học vẽ: mình có thể không kiên nhẫn ngồi luyện vẽ dáng người, nhưng lại tò mò về việc có bao nhiêu cách giản lược hình dáng con người (người que, người bao, người sao, người bún đậu (bean pole)…) hay có bao nhiêu cách vẽ mắt 😀
- Khi làm thủ công: mình có thể ngồi hàng giờ để sắp chỉ theo màu, dù không đủ kiên nhẫn thêu hết một hình nhỏ; có thể tìm hiểu về các loại kim móc trên thế giới và các kiểu móc, nhưng thứ lớn nhất mà mình từng móc là một bạn gấu bé xinh bằng lòng bàn tay 😛
Nhưng đây là điều đối nghịch: mình thấy vui khi mọi thứ ở đúng chỗ, nhưng về đời sống “vật chất” mình lại là đứa khá bừa bộn ở nhà, chỉ bật mode “phù thủy dọn dẹp” những lúc mình stress. Do đó, mình không thể trở thành Marie Kondo hay The Home Edit, nhưng mình muốn rủ rê bạn cùng dọn dẹp “đời sống số” của chúng ta. Bạn biết sao không, việc này sẽ giúp chúng ta chuẩn bị cho việc ứng dụng AI đó. Việc ứng dụng AI giống như nhà có một em bé tò mò, sẽ khám phá mọi ngóc ngách trong nhà. Nếu có cánh cửa nào đáng lẽ phải khóa mà không khóa, em bé sẽ vào và tiết lộ những điều không ngờ tới. Vì vậy, dọn dẹp dữ liệu sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt để giảm thiểu rủi ro về an toàn bảo mật dữ liệu, đồng thời giúp bạn có những bộ dữ liệu tốt, cá nhân hóa để tạo những “trợ lý AI” có mức độ chuyên môn hóa cao cho bản thân.
Mình đã tạo một sự kiện hàng tháng vào thứ 7 thứ 2 của tháng (tức là từ hôm nay nè) để mọi người cùng nhau sắp xếp “đời sống số”. Tụi mình cùng dọn dẹp hén, có thể là kho ảnh trong điện thoại, album trên Facebook, friendlist, bookmark, folder Google Drive, iCloud, hay các trang trên Notion… Tụi mình sẽ cùng nhau coi thử lúc dọn dẹp có thể gặp những vấn đề gì, phân loại ra sao, back up thế nào…
Tài liệu tham khảo đây nha: https://libraries.mit.edu/data-management/services/workshops/
Giang Nguyen, 20250111
Leave a Reply